Sugestões para Organizar um Encontro

Gente, gostaria de pedir licença a vocês e montar esse tópico. Vi que estão se organizando bem (alguns já fazem o que vou sugerir abaixo) mas mesmo assim quero colocar a minha humilde experiência a favor do grupo. Já fiz parte de um grupo automotivo e organizava alguns encontros, por isso vou colocar o que já fiz de certo e o que eu bati a cabeça por causa de alguns erros primários. Vamos lá:

1. DATA DO ENCONTRO - Gente, escolham uma data com bastante antecedência. Discutam com todos antes de bater o martelo. O ideal é definir sempre com no mínimo uns 45 dias de antecedência, pois várias providências deverão ser tomadas pelo organizador, e isso leva tempo.

2. LOCAL DO ENCONTRO - Outra coisa importante é a escolha do local. Além de ser um ponto em comum com todos, o importante é a infraestrutura do local, e o proprietário ou até mesmo a prefeitura ou órgão similar (se for um local público) deverá ser informado do evento, e inclusive, solicite o apoio desse pessoal. Peça por exemplo, um detalhamento do local, para saber se terão banheiros, água e pontos com cobertura disponíveis. Sonde sobre o comércio no local (lojas, lanchonetes) e outras conveniências, além da segurança do pessoal que vai no encontro. Avise esses comércios locais (quem sabem eles dão uns brindes para sorteio) e organize uma possível visita a esses comércios. Fiquem atentos pois motos chamam atenção, e ainda mais as nossas factosas.

3. CONFIRMAÇÃO - Gente, a confirmação de presença é algo sério, importante, e jamais deverá ser dada sem a real intensão de estar presente. No caso de dúvidas, não confirme. Tanto no caso de uma confirmação feita e não aparecer, e o inverso (ir sem confirmar) geram problemas. Toda a estrutura é organizada em função do número de pessoas. Eu já organizei evento para 50 veículos, e apareceram mais de 100, assim como já tive encontros quase zerados. Essa de "vou ou não vou?" não pode rolar no nosso fórum.

4. GRUPOS - O ideal é organizarem uma rota para os que viajam. Por exemplo, o mais distante sai, passa pega o segundo, que pegam o próximo, assim por diante, até que todos estão em grupos se dirigindo para o evento. Rotas paralelas devem ser evitadas, sempre que possível viajem juntos. O mesmo vale para a volta.

5. HORÁRIO E EVENTOS - Importante é Horário, deve tentar ser cumprido à risca, e os eventos atrelados aos encontros (passeios, visitas em grupo a um determinado local) deverão ter horários previstos, e vale para o mesmo tudo o que disse no item 2 acima.

6. ORGANIZAÇÃO DO EVENTO - O organizador do evento deverá ter o nome e contato de todos os participantes do encontro. Deverá conhecer o local onde o mesmo será realizado, e de preferência ir ao local para confirmar tudo o que eu falei no item 2 acima. Deverá ter a responsabilidade de avisar a todos em qualquer imprevisto, e deverá ter planos de ação de contingência para se alguma coisa der errado no momento do encontro (mau tempo, alguém passar mal, algum pequeno acidente, locais de emergência de saúde ou outras, necessidade de polícia ou outra ação urgente) e deverá sempre saber o que fazer nesses casos. Na dúvida se informe antes. Deverá chegar bem antes ao local, para prepará-lo como delimitações das áreas, decorar o local com a arte do clube, fitas, conversar com o comércio, etc.

7. CONSUMO DE BEBIDAS - Sugiro que evitem o uso de bebidas alcoólicas no local, por razões obvias. Aqueles que poderão tomas uns goles (tem garupa que pilotará na volta) deverão "degustar com parcimônia" lembro que nossas factoras não tem rodinhas laterais igual a bike da minha filha. E geralmente os PM chegam junto e já era.

8. IMAGEM DO CLUBE - Lembrem-se que toda e qualquer ação no evento, mesmo que individual, será entendida como algo relacionado ao Clube. Badernas, brigas, exibições com as motos, tudo pode tanto como promover quanto denegrir a imagem do Clube. Portanto, lembrem-se que o encontro é do Clube, e que vocês estão representando o mesmo, e honrem o nosso nome.

Desculpe se falei do óbvio, mas quero colocar a disposição de vocês os fatos acima. Gente, vamos abalar esse brasil, e vamos fechar 2011 com pelo menos 1 encontro realizado em cada Estado. Topam a meta?

Obs: sintam-se a vontade para incluir ou discutir os tópicos acima, é certo que tem gente aqui que com certeza sabe mais do que eu sobre isso, portanto ajudem-nos a cada vez mais organizar os encontros.

Abraço, VALEUS???

Belo Topico Dennis! Esse com certeza merece +1!!


Tudo que vc citou está totalmente certo!! Tudo é muito importante, mais posso ressaltar duas questões muito importante para nós do clube ybr factor que ainda não tem tantos membros.LOCAL DO ENCONTRO e CONFIRMAÇÃO.

A meta de um encontro em cada estado é boa, so que no meu ver ainda não é provavel que isso aconteça este ano. Talvez ano que vem.

O problema maior para os encontro aqui do clube é a FREQUÊNCIA. Isso é muito importante... Muitos acessam de tempos em tempos e não participam da discução de data e local e confirmação. Tudo isso atrapalha.

Mais isso vai melhorar... vamos movimentar os encontros do clube!!

Parabens mais uma vez pelo tópico e pela iniciativa!!

É claro que para pequenos encontros (até 10 pessoas) as regras acima não precisam ser levadas a risca... mas já estou pensando grande, ehehe... e obrigado pelo +1

Destaquei essas duas questões pelo seguinte:

De 10 membros as vezes o local escolhido, um ponto médio, fica um pouco mais longe as vezes por causa de 1 ou dois membros, e o restante mora um perto do outro. Aí vaí que esses 2 membros não participem. O ponto médio ficou distante para os que moram um perto do outro à toa. "Valeus?" kkkk

Tenham a noção que sempre alguém vai viajar mais que outro. As vezes o local do encontro deverá ser considerado mesmo que isso faça que uns viajem mais e outro menos, em função da facilidade do acesso, estrutura, etc... mas como disse isso deve ser um consenso. E sobre a confirmação é importante sim, não subestimem a lista de confirmação. A pior coisa é um evento programado para X pessoas que aparecem Y pessoas, ainda mais se for a menos. Outra coisa que não foi mencionado é a facilidade de encontrar o local, prefiram sempre nas entradas das cidades ou nas próprias rodovias (postos ou outros locais na beira de estrada) pois encontrar endereços em cidades estranhas é dose...

Se alguém quiser saber mais sobre isso, tenho muitas histórias pra contar, me avisa em MP que a gente conversa, valeus???

Booa .

Legal gente, organização é tudo pra que os eventos tenham sucesso. Aproveito pra perguntar, se talvez houvesse um representante ou moderador por estado pra liderar a galera, e como faço pra ser um moderador? Agora tô sem tempo pra nada mas quem sabe no futuro?

Valeu Dennis Fernandes

Parabéns!!!

Valeuu Parabéns [u]

Postagem Editada por estar em desacordo com as regras!
Motivo: Postagem toda em CAIXA ALTA
Leia e respeite as regras!

Xann
Equipe do Clube Ybr Factor